Q.設計事務所の顧客管理は、何から始めればいいですか？

A.問い合わせの受け口を台帳につなぐことと、引渡し日を入れることの2つからです。項目を増やすことからではありません。COMPASS.は工務店向けに作ってありますが、この2つの構造は設計事務所でも同じです。

1. まず、問い合わせがこぼれない形にする

最初に困るのは、問い合わせの転記です。COMPASS.はWEBサイトの予約フォームと直結していて、届いた内容が人の手を挟まずに台帳へ入ります。スプレッドシートへの打ち直しも、取り込みボタンもありません。お客様側のフォームは入力7項目で、空いている日時をその場で選べます。

台帳に入ったあとは、期限を過ぎた人と、まだ誰も触っていない人が、開いた瞬間に上から並びます。今日動く相手が最初に出る。これだけで、返していない問い合わせが消えます。入れる項目は15個に絞っていて、年収も職業も予算帯も聞きません。列が多い台帳は結局だれも埋めないからです。

2. 次に、引渡し日を1つ入れる

設計事務所でも、引渡したあとに関係は続きます。COMPASS.は引渡し日を1つ入れておけば、3ヶ月・6ヶ月・1年・2年の点検、5年の防蟻、10年の保証の節目と外壁・屋根、12年の給湯器、15年の水回り、20年の大きな見直しが自動で年表に出ます。会社ごとに回し方は違うので、設定画面から項目ごとに使う／使わないを切り替えられます。

お客様とのやりとりは、お客様ごとに用意されたURLをSMSやLINEで渡して、その中のチャットで続けます。間取りの写真も、見積のPDFも、そこで行き来します。メールを使わないのは、レンタルサーバーからの送信が届かないことが多いからです。

3. 設計事務所で使うときに、正直に言っておくこと

COMPASS.は工務店のための顧客管理で、担当の4職種は営業・設計・コーディネーター・工務、反響から引渡しまでの節目は14です。デモも架空の工務店のデータです。設計事務所の進め方に合わせて節目や職種を変えたい場合は、項目や画面の追加として別途¥200,000〜になります。価格は¥400,000（税別）の買い切りで月額0円、御社のレンタルサーバーに置き、こちらは顧客情報を預かりません。いま何で顧客を管理されているかを伺ってから、合うかどうかを正直にお答えします。

この問いに合う道具